Privacybeleid

Persoonsgegevens van leden
Geen vereniging zonder leden. Als je (ere)lid bent van Harmonie-Vereniging T.A.V.E.N.U. vragen we een aantal gegevens van je, zodat we contact met je kunnen onderhouden en onze verenigingsadministratie kunnen bijhouden. Ook wanneer je bijvoorbeeld jarig bent of een jubileum in de vereniging viert, schenken we daar aandacht aan.
De gegevens die we daarvoor van je vragen op ons lidmaatschapsformulier zijn:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Postcode en woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Datum ingang lidmaatschap

We slaan deze gegevens van je op voor de genoemde doelen zolang je lid bent van Tavenu. Als je onverhoopt besluit je lidmaatschap te beëindigen, dan bewaren we je gegevens nog maximaal vijf jaar.

Daarnaast bewaart en publiceert Tavenu foto- en videomateriaal van repetities, optredens en andere activiteiten waarop leden zijn afgebeeld. We gebruiken dit materiaal om een beeldarchief op te bouwen van het orkest en om de buitenwereld te kunnen laten zien wie we zijn en wat we doen. Dit archiefmateriaal bewaren we in principe zonder einddatum.

Persoonsgegevens van donateurs
Donateurs van Tavenu zijn belangrijk voor onze vereniging. Als u donateur bent, vragen we een aantal gegevens van u, zodat we contact met u kunnen onderhouden over bijvoorbeeld onze concerten en onze verenigingsadministratie kunnen bijhouden.

De gegevens die we daarvoor van u vragen, zijn:

• Naam
• Adres
• Postcode en woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Datum ingang donateurschap

We slaan deze gegevens van u op voor de genoemde doelen zolang u donateur bent van Tavenu. Als u onverhoopt besluit uw donateurschap te beëindigen, dan bewaren we deze gegevens nog maximaal één jaar.

Persoonsgegevens van abonnees nieuwsbrieven over activiteiten en concerten
Met onze nieuwsbrief houden we onze oud-leden en andere geïnteresseerden op de hoogte van activiteiten en concerten. Oud-leden worden na beëindiging van het lidmaatschap automatisch ingeschreven voor deze nieuwsbrieven, behalve als zij aangeven dit niet op prijs te stellen. Tevens kan eenieder zich altijd afmelden voor de nieuwsbrieven via onze contactpagina. Om de nieuwsbrief te kunnen versturen, bewaren we een aantal gegevens van u, namelijk:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• E-mailadres

We slaan deze gegevens op voor het genoemde doel zolang u bent ingeschreven voor de nieuwsbrief.

Concertbezoekers
Daarnaast bewaart en publiceert Tavenu foto- en videomateriaal van optredens. Daarop zijn soms ook concertbezoekers afgebeeld. We gebruiken dit materiaal om een beeldarchief op te bouwen van het orkest en om de buitenwereld te kunnen laten zien wie we zijn en wat we doen. Dit archiefmateriaal bewaren we in principe zonder einddatum.

Persoonsgegevens van klanten, leveranciers of betaalde (inhuur)krachten
Tavenu verwerkt persoonsgegevens van klanten of leveranciers om de administratie bij te houden, contact te onderhouden en (financiële) afspraken uit overeenkomsten na te kunnen komen. We kunnen daarvoor de volgende gegevens vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Postcode en woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Bankgegevens

We bewaren de gegevens voor de genoemde doelen tot maximaal één jaar na de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar.

Persoonsgegevens van belanghebbenden
Om contact te kunnen onderhouden met belanghebbenden en hen te informeren over onze activiteiten, bewaren we de volgende persoonsgegevens van belanghebbenden:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Postcode en woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres

We bewaren deze gegevens zolang u gezien wordt als belanghebbende van Tavenu.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• verstrekkers van subsidie zoals Cultuurschakel

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Tavenu bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens muziekvereniging Tavenu van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze leden en medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent je gegevens
U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct over te dragen aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan hebt u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Hebt u vragen of opmerkingen over ons Privacybeleid of over uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op!